8 0232 51-60-95 mail@electr.gomel.by

Секретарь

Секретарь

Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (его заместителей, руководителей структурных подразделений). Собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей. Организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных. При владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений. Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники. Соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру организации и ее подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; требования по охране труда и пожарной безопасности.